Jak připravit event bez stresu: Příručka event managera

Budíte se s obavou, že jste zapomněli předat info dodavateli ozvučení, a den před firemní akcí nervozitou ani nejíte? Nejste sami, event manažeři toho mají na starost hodně a každý nepovedený detail se může nepěkně vrátit. Co kdybyste ale mohli usínat s pocitem, že vše je pod kontrolou, a den před eventem měli klid a pohodu? Máme pro vás tři zásadní triky, jak na to.

Systém event managementu prověřený 30 lety praxe

Eventům se věnujeme skutečně dlouho, už od dob, kdy se jim ani neříkalo eventy. Za tu dobu jsme si vytvořili systém projektového vedení, díky kterému máme celou akci pod kontrolou. Víme tak v jakékoli fázi, co je třeba ještě připravit, na co se čeká nebo jak je na tom budget. Cíl je jediný: užít si celý event, protože nás akce ohromně nabíjejí a děláme je pro jejich rozmanitost. Nechceme sebe ani tým stresovat a rádi bychom, abyste i vy mohli event organizovat s radostí. Proto přinášíme kousek našeho know-how.

Zatímco my jsme museli systém pro organizaci eventu zdokonalovat a upravovat, vy ho můžete rovnou převzít a ušetřit si spoustu nervů a omylů.

Tři dokumenty. Nic víc, nic míň

Tajemstvím úspěchu eventů, které pořádáme, jsou tři klíčové dokumenty. Jsou právě tři – není jich tedy potřeba víc ani míň, a po letech víme, že ani bez jednoho se neobejdeme. Alespoň ne v situaci, kdy chceme připravit event tak, aby v den D nebyl prostor pro stres.

Tyto tři dokumenty jsou:

01.

Rozpočet akce

Zde asi není třeba dlouze představovat, o čem dokument je. Často však u klientů vídáme, že se v budgetu na něco zapomene nebo vznikají nejasnosti. V článku věnovaném pouze rozpočtu se dozvíte, jak ho sestavit tak, aby vás nic nepřekvapilo.

03.

Bodový scénář eventu

Opravdový profík se pozná podle toho, že ví, co se má kdy stát. A to nejen na pódiu, ale také u všeho ostatního na firemní akci. Pojďte si s námi sestavit bodový scénář, který vám přinese řád a kontrolu během probíhající akce.

02.

Myšlenková mapa projektu

Myšlenková mapa vám dá to, co Excel neumí – vizuální propojení jednotlivých kategorií eventu. Proto doporučujeme event manažerům tvořit mindmapy, které dají všem zúčastněným „bigger picture“. Přečtěte si, jak takovou myšlenkovou mapu sestavit.

01.

Rozpočet akce

Zde asi není třeba dlouze představovat, o čem dokument je. Často však u klientů vídáme, že se v budgetu na něco zapomene nebo vznikají nejasnosti. V článku věnovaném pouze rozpočtu se dozvíte, jak ho sestavit tak, aby vás nic nepřekvapilo.

02.

Myšlenková mapa projektu

Myšlenková mapa vám dá to, co Excel neumí – vizuální propojení jednotlivých kategorií eventu. Proto doporučujeme event manažerům tvořit mindmapy, které dají všem zúčastněným „bigger picture“. Přečtěte si, jak takovou myšlenkovou mapu sestavit.

03.

Bodový scénář eventu

Opravdový profík se pozná podle toho, že ví, co se má kdy stát. A to nejen na pódiu, ale také u všeho ostatního na firemní akci. Pojďte si s námi sestavit bodový scénář, který vám přinese řád a kontrolu během probíhající akce.

Závěrem ještě dodejme, že kromě těchto dokumentů využíváme v týmu klasické projektové aplikace, kam zaznamenáváme jednotlivé kroky přípravy. Vše ale vždy vychází z výše zmíněných dokumentů.

Další články

Chcete raději dokumenty projít do detailu a připravit si je pod dohledem zkušených event manažerů?

Rádi pro vás uspořádáme workshop. Ozvěte se nám pro bližší info.