Jak připravit event bez stresu: krok 2. mindmapa

Myšlenková mapa vám dá to, co Excel neumí – vizuální propojení jednotlivých kategorií eventu. V tabulce sice vidíte, že musíte zajistit catering a dekorace, ale už moc nepoznáte, jak spolu tyhle dvě věci souvisejí. Proto doporučujeme event manažerům tvořit mindmapy, které dají všem zúčastněným „bigger picture“. I klient/management si lépe představí, co všechno v rozpočtu je, když to uvidí v souvislostech. A kromě toho v myšlenkové mapě jednoduše uvidíte, co se stane, když z rozpočtu něco škrtnete.

Proč myšlenkovou mapu při přípravě eventu tvořit

Mindmapu doporučuje 10 z 10 našich produkčních a evenťáků. Dává vám jistotu, že:

Díky myšlenkové mapě budete mít zkrátka event líp pod kontrolou, snáz si ohlídáte tým (ať už interní, nebo agenturní) a budete víc v klidu. A o to přesně jde.

V čem a jak mindmapy tvořit

Správný nástroj je základ. Někdo nedá dopustit na Miro, jiný na Coggle, my zase využíváme Xmind. Začít můžete samozřejmě i s papírem – pojďme si ale říct, že v případě úprav budete muset hodně gumovat. 🙂 Aplikace je proto v tomto případě pohodlnější, protože všechno posunete pomocí myši, případně klasického Ctrl + C a Ctrl + V.

Pokud jste myšlenkovou mapu nikdy netvořili, nebojte se složitostí. Mindmapa je poměrně jednoduchá a věříme, že jakmile si ji zkusíte, už nebudete chtít jinak. Jak myšlenkové mapy vytvořit, pěkně sepsala Masarykova univerzita, takže do toho se my pouštět nebudeme a raději vám ukážeme, jak si mindmapu přizpůsobit pro eventy.

Sestavení mindmapy pro event

1. Krok

Jak jsme už řekli, mindmapa obsahuje vše, co rozpočet. Takže nezbývá než jít a začít do myšlenkové mapy vkládat jednotlivé položky rozpočtu, vždy podle specifických oblastí eventu – catering, technika, personál… Při postupném vytváření mindmapy se často stává, že si vybavíte a uvědomíte další detaily potřebné pro zdárný průběh akce, včetně takových drobností jako toaletní papír do mobilních WC. Protože jestli něco na akci nesmí dojít, je to jídlo, kafe a právě toaleťák. 😅

2. Krok

Jakmile máme v myšlenkové mapě vše, co v rozpočtu, přidáváme do mindmapy členy plánovaného realizačního týmu. Každému z nich pak přidělíme části projektu, které bude mít na starosti.

Jak tým na akci rozdělit?

Určitě podle specializace a zaměření, protože budete mít jistotu, že na dané sekci je profík a všechno si pohlídá. Člověk, který neví, co je PA systém nebo FOH, možná nebude nejlepší volbou pro zodpovědnost za sekci technika, ale to je logické.

Druhým aspektem je kapacita. Díky myšlenkové mapě hned uvidíte, jestli někdo nemá na starosti polovinu eventu, zatímco druhý člen týmu jen jednu pidioblast. Pokud toto zjistíte, jednoduše kompetence přesunete a upravíte kapacity, aby všichni v týmu měli podobnou vytíženost.

Jak s mindmapou dál pracovat

Každý člen týmu si od chvíle, kdy má přiřazené své úkoly, pracuje se sdíleným dokumentem mindmapy dál a může si svou část upravovat a doplňovat podle svých potřeb. Tady máme jedno zásadní pravidlo: NIC NEMAZAT, jen přidávat nebo přesouvat a vždy konzultovat s ostatními.

Proč si tým ještě něco přidává, když už je všechno v rozpočtu?

Jsou věci, které nemusí reprezentovat žádný finanční náklad, a proto do rozpočtu nepatří, ale pro úspěch eventu jsou důležité. Myšlenková mapa je pak takový checklist, že se opravdu na nic nezapomnělo. My přidáváme třeba sponky do sešívačky, oboustrannou lepicí pásku nebo kelímky na kávu pro štáb. Toto rozhodně nechceme účtovat klientovi, zároveň ale nechceme na nic zapomenout.

Co když při tvorbě mapy narazím na něco, co není v rozpočtu?

Stát se to může, a i proto je mindmapa skvělá! Řešení jsou v případě agentury dvě: buď jde o náklady, které je třeba do rozpočtu přidat (a nechat si je znovu schválit), nebo jsme na něco zapomněli při přípravě – pak náklady neseme my. Pevně věříme, že díky myšlenkové mapě a detailnímu rozpočtu bude snadnější vysvětlit proč.

Přejeme spoustu úspěchů a zábavy při tvoření mindmapy!

Další články

Chcete svou mindmapu projít s profíky?

Rádi pro vás připravíme náš workshop pro eventové odborníky. Ozvěte se nám pro bližší info.