Jak připravit event bez stresu: Příručka event managera
Budíte se s obavou, že jste zapomněli předat info dodavateli ozvučení a den před firemní akcí nervozitou ani nejíte? Nejste sami, event manažeři toho mají na starost hodně a každý...
Máte rozpočet. Máte myšlenkovou mapu. Víte tedy, co všechno se musí stát, aby váš event proběhl hladce. Abyste ale byli víc v pohodě a v den konání akce mohli už jen odškrtávat, potřebujete také stanovit, KDY se co má stát. A právě k tomu vám poslouží bodový scénář. Pojďme na něj.
Bodový scénář je důležitý u malého interního setkání i velkého korporátního eventu. Díky němu bude příprava i realizace akce probíhat hladce, kontrolovaně a profesionálně. A na profesionalitě přidá i vám. Nemluvě o klidu a přehledu, který vám přinese.
Jde vlastně o harmonogram celého eventu, který minimalizuje riziko zmatků nebo časových skluzů. Každý v týmu bude díky scénáři vědět, kde má v daný okamžik být a co se bude dít.
Každý úkol z myšlenkové mapy má svůj řádek, v něm čas, kdy proběhne, místo, kde se odehraje, zodpovědnou osobu (člena realizačního týmu) vč. kontaktu, dodavatele a případně poznámku. Vše tak můžete jednoduše kontrolovat a operativně řešit.
Jakmile třeba vidíte, že ve 14 hod. mají přijít hostesky, ale je 14:10 a hostesky nikde, jedním pohledem mrknete, do čí kompetence spadají, a voláte danému členovi týmu. Obdobně pokud se změní počasí nebo se opozdí moderátor, protože na dálnici je nehoda, vidíte, kolik času máte na nápravu, a můžete průběh akce jednoduše upravit.
Pokud jste interní event manažer, sdílejte svůj bodový scénář s dodavateli. Všichni budou vědět, kdy se má co stát. Ti dobří dodavatelé se vás sami budou ptát, v kolik mají přivézt, nainstalovat, vybalit…
Pokud vám s eventem pomáhá interní tým, dejte mu bodový scénář k dispozici. Opět vám to pomůže koordinovat práci a zajistit hladký průběh akce.
Pokud využíváte agenturu, doporučujeme mít scénář přípravy a realizace k dispozici. Budete mít lepší přehled o průběhu akce a budete vědět, co očekávat.
Užijte si, že jste připravení, informovaní, působíte profesionálně a víte, kam se obrátit pro případné řešení problémů. 😊
Budíte se s obavou, že jste zapomněli předat info dodavateli ozvučení a den před firemní akcí nervozitou ani nejíte? Nejste sami, event manažeři toho mají na starost hodně a každý...
U přípravy rozpočtu na event platí, že více je někdy více. Nebavíme se ale o financích – řeč je o jednotlivých položkách. Čím detailnější sestavíte rozpočet, tím lépe se vám...
Myšlenková mapa vám dá to, co excel neumí – vizuální propojení jednotlivých kategorií eventu. V tabulce sice vidíte, že musíte zajistit catering a dekorace, ale už moc nepoznáte, jak tyhle...
Rádi pro vás uspořádáme workshop. Ozvěte se nám pro bližší info.
Copyright 2025 © MILENIUM events s.r.o.