Jak připravit event bez stresu: krok 3. bodový scénář

Máte rozpočet. Máte myšlenkovou mapu. Víte tedy, co všechno se musí stát, aby váš event proběhl hladce. Abyste ale byli víc v pohodě a v den konání akce mohli už jen odškrtávat, potřebujete také stanovit, KDY se co má stát. A právě k tomu vám poslouží bodový scénář. Pojďme na něj.

Bodový scénář

Bodový scénář je důležitý u malého interního setkání i velkého korporátního eventu. Díky němu bude příprava i realizace akce probíhat hladce, kontrolovaně a profesionálně. A na profesionalitě přidá i vám. Nemluvě o klidu a přehledu, který vám přinese.

Jde vlastně o harmonogram celého eventu, který minimalizuje riziko zmatků nebo časových skluzů. Každý v týmu bude díky scénáři vědět, kde má v daný okamžik být a co se bude dít.

Každý úkol z myšlenkové mapy má svůj řádek, v něm čas, kdy proběhne, místo, kde se odehraje, zodpovědnou osobu (člena realizačního týmu) vč. kontaktu, dodavatele a případně poznámku. Vše tak můžete jednoduše kontrolovat a operativně řešit.

Jakmile třeba vidíte, že ve 14 hod. mají přijít hostesky, ale je 14:10 a hostesky nikde, jedním pohledem mrknete, do čí kompetence spadají, a voláte danému členovi týmu. Obdobně pokud se změní počasí nebo se opozdí moderátor, protože na dálnici je nehoda, vidíte, kolik času máte na nápravu, a můžete průběh akce jednoduše upravit.

Takto vypadá vzorový bodový scénář

Pár tipů, jak s bodovým scénářem pracovat

1.

Pokud jste interní event manažer, sdílejte svůj bodový scénář s dodavateli. Všichni budou vědět, kdy se má co stát. Ti dobří dodavatelé se vás sami budou ptát, v kolik mají přivézt, nainstalovat, vybalit…

2.

Pokud vám s eventem pomáhá interní tým, dejte mu bodový scénář k dispozici. Opět vám to pomůže koordinovat práci a zajistit hladký průběh akce.

3.

Pokud využíváte agenturu, doporučujeme mít scénář přípravy a realizace k dispozici. Budete mít lepší přehled o průběhu akce a budete vědět, co očekávat.

4.

Užijte si, že jste připravení, informovaní, působíte profesionálně a víte, kam se obrátit pro případné řešení problémů. 😊

Další články

Chcete raději dokumenty projít do detailu a připravit si je pod dohledem zkušených event manažerů?

Rádi pro vás uspořádáme workshop. Ozvěte se nám pro bližší info.