Jak připravit event bez stresu: Příručka event managera
Budíte se s obavou, že jste zapomněli předat info dodavateli ozvučení a den před firemní akcí nervozitou ani nejíte? Nejste sami, event manažeři toho mají na starost hodně a každý...
Jedna z nejčastějších otázek při plánování korporátních eventů zní překvapivě jednoduše: Máme nejdřív vymyslet kreativní koncept, nebo vybrat lokaci? Správná odpověď není „to je jedno“ ani „to záleží“.
Správná odpověď zní: musíte vědět, proč daný postup volíte, a musí mít jasnou logiku.
Lokace není jen kulisa, stejně jako koncept není jen hezký, samoúčelný nápad. Obojí zásadně ovlivňuje výsledek akce, rozpočet i zážitek hostů. Z praxe známe dva extrémy:
V obou případech vzniká zbytečné napětí, kompromisy a často i vyšší náklady. Přitom existují tři legitimní postupy, které fungují, pokud je zvolíte správně.
Tento přístup dává smysl ve chvíli, kdy má event jasný cíl a silné sdělení. Typicky:
Nejprve řešíme proč do eventu klient vůbec investuje, co mají účastníci prožít a jaká emoce má dominovat. Teprve poté hledáme lokace, které tento záměr podpoří, nikoli omezí.
Co se může pokazit?
Koncept je hotový, ale prostor ho nedokáže unést technicky, kapacitně ani atmosférou.
Druhý přístup je naopak velmi praktický – a často podceňovaný. Dává smysl zejména tehdy, když:
Nejprve se vybírá lokace podle termínové dostupnosti, kapacity a prostorového uspořádání, technických možností a samozřejmě rozpočtu. Kreativní koncept se následně staví na silných stránkách prostoru.
Co se může pokazit?
Lokace je krásná, ale nevíte, co má být hlavním sdělením eventu. Výsledkem je hezká akce bez dopadu.
Ať zvolíte kterýkoli postup, než vyrazíte na obhlídku, stáhněte si náš praktický checklist. Pomůže vám zjistit vše pro bezproblémový průběh akce.
Z dlouhodobé praxe plánování a realizace eventů se nám jako nejfunkčnější řešení osvědčil kombinovaný přístup.
Výsledek? Koncept je realistický, lokace není brzdou a rozpočet zůstává pod kontrolou.
Pokud si nejste jistí, kde začít, položte si tyto otázky:
Odpovědi velmi rychle ukážou, zda začít konceptem, lokací, nebo pracovat paralelně.
Pro plánování eventů neexistuje univerzální recept. Existuje jen špatný scénář: neřešit pořadí a nemít jasno proč. Lokace i kreativní koncept jsou silné nástroje, je ale důležité vědět, který z nich má v daném případě hrát hlavní roli. Právě od toho se odvíjí úspěch celého eventu (který samozřejmě nezapomeňte vyhodnotit).
Ať zvolíte kterýkoli postup, než vyrazíte na obhlídku, stáhněte si náš praktický checklist. Pomůže vám zjistit vše pro bezproblémový průběh akce.
Budíte se s obavou, že jste zapomněli předat info dodavateli ozvučení a den před firemní akcí nervozitou ani nejíte? Nejste sami, event manažeři toho mají na starost hodně a každý...
U přípravy rozpočtu na event platí, že více je někdy více. Nebavíme se ale o financích – řeč je o jednotlivých položkách. Čím detailnější sestavíte rozpočet, tím lépe se vám...
Myšlenková mapa vám dá to, co excel neumí – vizuální propojení jednotlivých kategorií eventu. V tabulce sice vidíte, že musíte zajistit catering a dekorace, ale už moc nepoznáte, jak tyhle...