Jak připravit event bez stresu: krok 1. rozpočet

U přípravy rozpočtu na event platí, že více je někdy více. Nebavíme se ale o financích – řeč je o jednotlivých položkách. Čím detailnější sestavíte rozpočet, tím lépe se vám bude vše řídit i vyhodnocovat. Navíc vždy budete mít jasno v tom, do čeho ještě můžete „sáhnout“ a kde už prostor pro úspory není. Podrobný budget (kalkulace nebo rozpočet, chcete-li) má ještě jeden bonus – bude se vám lépe obhajovat.

Ještě než začnete vyplňovat tabulky

Jednou ze záludností, které v sobě může rozpočet skrývat, je omezování kreativity. Pokud se budete v prvních fázích přípravy fixovat na zadaný budget, možná se nevyhnete myšlenkám jako „na to klient nemá“ nebo „za tyhle peníze se nedá nic vymyslet“. V agentuře se tomu snažíme vyhnout a vy můžete náš trik využít.

tip:

Ještě předtím, než si vůbec sedneme nad náklady, připravujeme ideální koncept eventu. Ten si schválíme se zadavateli a až po ujasnění rámcové vize jdeme sestavovat rozpočet.

Rozpočet definuje rozsah i kvalitu projektu

Rozpočet je jedním ze tří klíčových dokumentů potřebných pro úspěšnou organizaci eventu. Definuje všechny náklady spojené s realizací projektu, ať už jde o služby, materiál, nebo personální či dopravní náklady. U spolupráce s eventovou agenturou se setkáte také s agenturní odměnou vyjádřenou buď fixní agenturní provizí, nebo procenty z dodavatelských nákladů. Agenturní odměna je transparentní zisk, který si eventová agentura účtuje za své služby – neboli důvod, proč podniká. 😉

Jak eventový rozpočet sestavit

Detailní budget vám poslouží jako katalog většiny úkonů spojených s plánovaným eventem. My postupujeme tak, že vezmeme naši šablonu – v současnosti má přes tisíc řádků – a vybíráme ty položky, které budou s projektem souviset. Rozpočtovací šablona je „rodinné stříbro“ každé agentury i eventového freelancera. Její sestavení, průběžné doplňování a aktualizace je vizitkou naší profesionality. Jde prakticky o tabulku členěnou do základních kapitol: lokace, catering, technika, grafika a tiskoviny, digitál

Ke každé oblasti pak máme přehled položek, které jsme už v minulosti řešili. U lokace je to například rezervační poplatek, pronájem, úklid, energie… Jdeme však do takových detailů, že v rozpočtu ukazujeme například i půjčovné a čištění kostýmů pro hostesky a promotéry. Následně ke každému řádku přidáme měrnou jednotku a zapíšeme cenu, která vychází buď z našich interních nákladů, nebo z nákladů třetích stran.

Všechny položky sečteme (resp. nám je sečte Excel) a teprve teď se díváme, jak moc jsme se trefili do klientova budgetu. Následně rozpočet upravujeme tak, abychom se dostali na požadovanou částku a zároveň si byli jistí, že bude akci reálné zrealizovat v požadovaném standardu.

tip:

Pokud jste na interní pozici, můžete na to jít podobně. Nejdřív si sestavte rozpočet podle toho, co o akci víte, a až pak vše porovnejte s částkou, kterou máte od vedení. Pomůže vám to jednak povzbudit kreativitu, a jednak uspět při případných diskuzích o úpravě budgetu.

Co dělat, když je rozpočet od zadavatele moc nízký

Dobře zpracovaný rozpočet pomáhá také při hledání cest k případnému navýšení rozpočtu nebo naopak úpravě eventu. S našimi klienty vždy procházíme všechny položky a vzájemně si ujasňujeme, že se chápeme stejně. Zároveň nám tato transparentnost dává obrovskou výhodu v tom, když potřebujeme něco škrtat nebo naopak řešíme, zda půjde rozpočet navýšit.

Pro manažery je totiž těžké rozhodnout, jestli 500 000 Kč za catering je hodně, nebo málo, ale už lépe se rozhoduje, jestli bude v ceně jen welcome drink a kanapky, nebo kompletní raut včetně nápojů. Proto doporučujeme i vám dělat (nebo vyžadovat po agentuře) co nejpodrobnější rozpočet. Na první pohled to může vypadat příliš pracně, ale na ten druhý vám dobře připravený rozpočet dá základ pro celý event, vyhodnocení akce i argumentaci managementu.

Shrnutí, jak sestavit rozpočet pro přípravu eventu

Další články

Chcete se naučit, jak rozpočet připravit, a zjistit, co všechno může obsahovat naše šablona s více než 1 000 řádky?

Rádi pro vás připravíme náš workshop pro eventové odborníky. Ozvěte se nám pro bližší info.