Zorganizovat event

Proč spousta firem neumí obhájit event

Máte na starosti event. Lidé přijdou, program běží, na konci potlesk. Z pohledu produkce všechno funguje. Možná ale tušíte, že vás za pár dní čeká ne zrovna příjemná diskuze: co to celé přineslo firmě?

Proč se eventy nedaří obhájit

Spousta firem dnes umí zajistit kvalitní event. Mají zkušené týmy, spolupracují s agenturami a rozpočty dávají smysl. Problém není v tom, že by event byl nějaký propadák. Čím dál víc se dostává na povrch jiná otázka: Vyplatilo se to vůbec?

Ve chvíli, kdy se management ptá na přínos, přichází od týmu většinou odpovědi postavené na dojmu: přišlo víc lidí, než jsme čekali, účastníci byli spokojení, atmosféra fungovala. Jenže to není výsledek. To je popis průběhu.

Spokojenost účastníků má svou hodnotu. Je to signál, že se nic zásadního nepokazilo. Neříká ale nic o tom, jestli event splnil svůj účel. Neříká, jestli změnil chování lidí, posunul obchod nebo podpořil strategii firmy.

Tady se láme rozdíl mezi nákladem a investicí. Náklad se lehce škrtá. Investice hůř. Ale je potřeba ji obhájit. A bez dat není co obhajovat.

Kdy řešit, jaká data z eventu potřebujete

Problém s daty nevzniká na konci eventu, ale na začátku. Pokud event plánujete jako projekt definovaný termínem, rozpočtem a programem, jedete tak, jak většina lidí. Něco tomu ale chybí.

Definovaný cíl, který jde změřit.

Ne obecná formulace, která zní dobře v prezentaci jako větší loajalita, ale konkrétní odpověď na otázku, co se má díky eventu změnit a jak poznáme, že se to stalo. Bez toho se event nedá řídit. Jen se organizuje.

Co se děje, když cíl chybí

Jakmile není jasné, co má event přinést, všechna další rozhodnutí ztrácí oporu. Program se skládá podle zvyku nebo očekávání. Komunikace se nastavuje intuitivně. Úspěch se vyhodnocuje zpětně, podle toho, jaký z toho mají lidé pocit.

Tohle není chyba event manažerů ani agentur. V eventovém světě vyhodnocování dlouhou dobu chybělo a celý trh si na něj teprve zvyká. Dlouho nevadilo, že eventy nejsou řízené na základě dat, měly jinou roli. Dnes jsou ale součástí obchodní, marketingové nebo HR strategie. A každá strategická aktivita musí obstát v jedné věci: smysluplnost. Rozpočty je stále těžší obhájit, očekávání na návratnost investice rostou a s nimi i potřeba mít v ruce argumenty.

Co se mění díky vyhodnocení eventů

Ve chvíli, kdy event začnete chápat jako nástroj, ne jako jednorázovou aktivitu, mění se celý přístup. Na začátku stojí jasný obchodní cíl. Jak ho stanovit, popisujeme u vyhodnocování eventů. Jakmile máte cíl akce, vše ostatní rozhodujete podle toho, jestli se k němu přibližujete. A na konci vzniká výstup, kterému rozumí management zaměřený na čísla.

Event pak není něco zbytečného, ale důležitý byznysový nástroj. Zajímá vás, jak to funguje v praxi? Přečtěte si naše případovky.

Další články

Pojďme zorganizovat a vyhodnotit váš příští event

Nechte nám na sebe kontakt, ozveme se do 2 pracovních dnů zpátky a probereme detaily. Že máte raději telefon nebo věc spěchá? Volejte +420 737 500 088.