Jak připravit event bez stresu: Příručka event managera
Budíte se s obavou, že jste zapomněli předat info dodavateli ozvučení a den před firemní akcí nervozitou ani nejíte? Nejste sami, event manažeři toho mají na starost hodně a každý...
U přípravy rozpočtu na event platí, že více je někdy více. Nebavíme se ale o financích – řeč je o jednotlivých položkách. Čím detailnější sestavíte rozpočet, tím lépe se vám bude vše řídit i vyhodnocovat. Navíc vždy budete mít jasno v tom, do čeho ještě můžete „sáhnout“ a kde už prostor pro úspory není. Podrobný budget (kalkulace nebo rozpočet, chcete-li) má ještě jeden bonus – bude se vám lépe obhajovat.
Možná to zní jako klišé, ale detailní rozpočet je skutečně základem každého úspěšného eventu. Nejde jen o to, „kolik co stojí“. Rozpočet vám dává kontrolu nad celým projektem, pomáhá vám předcházet nečekaným výdajům a umožňuje vám argumentovat při jednání s vedením nebo klientem. Když víte, za co utrácíte, můžete včas reagovat na změny, hledat úspory tam, kde to dává smysl, a naopak nepřijít o kvalitu tam, kde je to klíčové.
Detail je tady klíčový. Čím podrobnější rozpočet sestavíte, tím lépe budete vědět, kde je možné šetřit a kde už nikoliv. Navíc vám detailní rozpis usnadní vyhodnocení akce a přípravu na další projekty – budete mít přehled, co fungovalo a co příště změnit.
Jednou ze záludností, které v sobě může rozpočet skrývat, je omezování kreativity. Pokud se budete v prvních fázích přípravy fixovat na zadaný budget, možná se nevyhnete myšlenkám jako „na to klient nemá“ nebo „za tyhle peníze se nedá nic vymyslet“. Zkuste to proto jako my v MILENIUM events.
Abychom se vyhnuli příliš kritickému myšlení, které může omezovat tvůrčí přístup týmu ke konceptu eventu, nejdříve realizujeme brainstorming na téma, jak by event s danými parametry (počet hostů, termín, struktura a podobně) a hlavně jasně specifikovanými cíli, mohl vypadat v ideálním světě, bez jakýchkoliv omezení.
Slovo „jakékoliv“ bereme s rezervou, stále se držíme v reálném „času a prostoru“. Teprve když jsme spokojení s ideální verzí konceptu, představíme naší vizi klientovi s důrazným upozorněním, že tato varianta ještě nezohledňuje finanční rámec. Se zkušenými a osvícenými klienty se pak domluvíme, které části konceptu jsou pro klienta „must“, které by rád využil, pokud to dovolí rozpočet, a jaké položky konceptu mohou být zbytnými.
Rozpočet je jedním ze tří klíčových dokumentů potřebných pro úspěšnou organizaci eventu. Definuje všechny náklady spojené s realizací projektu, ať už jde o služby, materiál, nebo personální či dopravní náklady. U spolupráce s eventovou agenturou se setkáte také s agenturní odměnou vyjádřenou buď fixní agenturní provizí, nebo procenty z dodavatelských nákladů. Agenturní odměna je transparentní zisk, který si eventová agentura účtuje za své služby – neboli důvod, proč podniká. 😉
Každý event má svůj účel – networking, vzdělávání, motivace týmu, oslavy úspěchů nebo třeba představení nového produktu. Než začnete cokoliv počítat, zamyslete se, co chcete akcí dosáhnout. Kdo jsou vaši hosté? Jaký zážitek jim chcete nabídnout? Jaký dojem si mají odnést? Jasně definované cíle vám pomohou stanovit priority a později i obhájit jednotlivé položky v rozpočtu.
Ke každé oblasti si připravte co nejpodrobnější seznam konkrétních položek. Čím detailnější rozpis, tím lépe. U každé položky uveďte měrnou jednotku (např. počet osob, hodin, kusů) a cenu. Ceny můžete čerpat z vlastních zkušeností, předchozích akcí nebo aktuálních nabídek dodavatelů. Pokud některé položky nemáte přesně vyčíslené, pracujte s kvalifikovaným odhadem a poznámkou, že jde o orientační cenu.
Některé „drobnosti“ dokážou s rozpočtem pořádně zamávat. Nezapomeňte proto na položky jako:
Když máte všechny položky sepsané a oceněné, sečtěte je a porovnejte s budgetem, který máte k dispozici. Pokud jste nad limitem, začněte hledat úspory – ale vždy s ohledem na zachování kvality a klíčových prvků akce. Komunikujte transparentně s vedením nebo klientem a navrhněte možné varianty: kde lze šetřit, co lze vypustit, případně jaké kompromisy jsou přijatelné.
Detailní budget vám poslouží jako katalog většiny úkonů spojených s plánovaným eventem. My postupujeme tak, že vezmeme naši šablonu – v současnosti má přes tisíc řádků – a vybíráme ty položky, které budou s projektem souviset. Rozpočtovací šablona je „rodinné stříbro“ každé agentury i eventového freelancera. Její sestavení, průběžné doplňování a aktualizace je vizitkou naší profesionality.
Rozpočet ale zvládnete s trochou zkušeností sestavit sami. (Nebo můžete přijít na náš workshop, kde vás sestavovat budget naučíme.) Stačí si event rozdělit do základních kapitol, ke kterým přiřadíte co největší detail.
Každý event má svůj účel – networking, vzdělávání, motivace týmu, oslavy úspěchů nebo třeba představení nového produktu. Než začnete cokoliv počítat, zamyslete se, co chcete akcí dosáhnout. Kdo jsou vaši hosté? Jaký zážitek jim chcete nabídnout? Jaký dojem si mají odnést? Jasně definované cíle vám pomohou stanovit priority a později i obhájit jednotlivé položky v rozpočtu.
Detailní budget vám poslouží jako katalog většiny úkonů spojených s plánovaným eventem. My postupujeme tak, že vezmeme naši šablonu – v současnosti má přes tisíc řádků – a vybíráme ty položky, které budou s projektem souviset. Rozpočtovací šablona je „rodinné stříbro“ každé agentury i eventového freelancera. Její sestavení, průběžné doplňování a aktualizace je vizitkou naší profesionality.
Rozpočet ale zvládnete s trochou zkušeností sestavit sami. (Nebo můžete přijít na náš workshop, kde vás sestavovat budget naučíme.) Stačí si event rozdělit do základních kapitol, ke kterým přiřadíte co největší detail.
Ke každé oblasti si připravte co nejpodrobnější seznam konkrétních položek. Čím detailnější rozpis, tím lépe. U každé položky uveďte měrnou jednotku (např. počet osob, hodin, kusů) a cenu. Ceny můžete čerpat z vlastních zkušeností, předchozích akcí nebo aktuálních nabídek dodavatelů. Pokud některé položky nemáte přesně vyčíslené, pracujte s kvalifikovaným odhadem a poznámkou, že jde o orientační cenu.
Některé „drobnosti“ dokážou s rozpočtem pořádně zamávat. Nezapomeňte proto na položky jako:
Když máte všechny položky sepsané a oceněné, sečtěte je a porovnejte s budgetem, který máte k dispozici. Pokud jste nad limitem, začněte hledat úspory – ale vždy s ohledem na zachování kvality a klíčových prvků akce. Komunikujte transparentně s vedením nebo klientem a navrhněte možné varianty: kde lze šetřit, co lze vypustit, případně jaké kompromisy jsou přijatelné.
Pokud jste na interní pozici, můžete na to jít podobně. Nejdřív si sestavte rozpočet podle toho, co o akci víte, a až pak vše porovnejte s částkou, kterou máte od vedení. Pomůže vám to jednak povzbudit kreativitu, a jednak uspět při případných diskuzích o úpravě budgetu.
Občas se stane, že firma nastaví rozpočet, který neodpovídá reálným nákladům na kvalitní event. Dobře zpracovaný rozpočet vám proto pomůže při hledání cest k případnému navýšení rozpočtu nebo naopak úpravě eventu. S našimi klienty vždy procházíme všechny položky a vzájemně si ujasňujeme, že se chápeme stejně. Zároveň nám tato transparentnost dává obrovskou výhodu v tom, když potřebujeme něco škrtat nebo naopak řešíme, zda půjde rozpočet navýšit.
Pro manažery je totiž těžké rozhodnout, jestli 500 000 Kč za catering je hodně, nebo málo, ale už lépe se rozhoduje, jestli bude v ceně jen welcome drink a kanapky, nebo kompletní raut včetně nápojů. Proto doporučujeme i vám dělat (nebo vyžadovat po agentuře) co nejpodrobnější rozpočet. Na první pohled to může vypadat příliš pracně, ale na ten druhý vám dobře připravený rozpočet dá základ pro celý event, vyhodnocení akce i argumentaci managementu.
Dobře připravený rozpočet vám ušetří spoustu starostí, pomůže vám obhájit vaše nápady a zajistí, že váš firemní event bude úspěšný nejen z pohledu zážitku, ale i financí – tedy i z hlediska návratnosti investice (ROI). Ať už plánujete malý teambuilding nebo velkou konferenci, rozpočet je váš nejlepší přítel. Stačí ho jen správně uchopit.
Budíte se s obavou, že jste zapomněli předat info dodavateli ozvučení a den před firemní akcí nervozitou ani nejíte? Nejste sami, event manažeři toho mají na starost hodně a každý...
Myšlenková mapa vám dá to, co excel neumí – vizuální propojení jednotlivých kategorií eventu. V tabulce sice vidíte, že musíte zajistit catering a dekorace, ale už moc nepoznáte, jak tyhle...
Máte rozpočet. Máte myšlenkovou mapu. Víte tedy, co všechno se musí stát, aby váš event proběhl hladce. Abyste ale byli víc v pohodě a v den konání akce mohli už...
Nebojte se ozvat. Rádi s vámi projdeme všechny možnosti a pomůžeme vám vytěžit z vašeho rozpočtu maximum!
Copyright 2025 © MILENIUM events s.r.o.