Jak připravit event bez stresu: Příručka event managera

Budíte se s obavou, že jste zapomněli předat info dodavateli ozvučení a den před firemní akcí nervozitou ani nejíte? Nejste sami, event manažeři toho mají na starost hodně a každý nepovedený detail se může nepěkně vrátit. Co kdybyste ale mohli usínat s pocitem, že vše je pod kontrolou a den před eventem měli klid a pohodu? Máme pro vás tři zásadní triky, jak na to.
Jak připravit event bez stresu: krok 1. rozpočet

U přípravy rozpočtu na event platí, že více je někdy více. Nebavíme se ale o financích – řeč je o jednotlivých položkách. Čím detailnější sestavíte rozpočet, tím lépe se vám bude vše řídit i vyhodnocovat. Navíc vždy budete mít jasno v tom, do čeho ještě můžete „sáhnout“, a kde už prostor pro úspory není. Budget (podrobná kalkulace, nebo rozpočet, chcete-li) má ještě jeden bonus – bude se vám lépe obhajovat.
Jak připravit event bez stresu: krok 2. mindmapa
Myšlenková mapa vám dá to, co excel neumí – vizuální propojení jednotlivých kategorií eventu. V tabulce sice vidíte, že musíte zajistit catering a dekorace, ale už moc nepoznáte, jak tyhle dvě věci spolu souvisejí. Proto doporučujeme event manažerům tvořit mindmapy, které dají všem zúčastněným “bigger picture”. I klient/management si lépe představí, co všechno v rozpočtu je, když to uvidí v souvislostech. A kromě toho v myšlenkové mapě jednoduše uvidíte, co se stane, když z rozpočtu něco škrtnete.
Jak připravit event bez stresu: krok 3. bodový scénář
Máte rozpočet. Máte myšlenkovou mapu. Víte tedy, co všechno se musí stát, aby váš event proběhl hladce. Abyste ale byli víc v pohodě a v den konání akce mohli už jen odškrtávat, potřebujete také stanovit, KDY se co má stát. A právě k tomu vám poslouží bodový scénář. Pojďme na něj.